Van tijd tot tijd moeten de prestaties & kwaliteit van verkoop geëvalueerd worden. Enerzijds ten behoeve van de regelmatige evaluatiegesprekken en anderzijds om gevoel te houden met de prestaties en eventueel met de geleverde kwaliteit van het verkoopgesprek bij de klant.

Methodieken voor evaluatie

Om dit gevoel te realiseren en te meten zijn er de bekende methodieken zoals:
– een joint-visit (de manager gaat een keer mee tijdens een verkoopgesprek)
– bezoekrapporten (een verslag waarin de verkoper zijn of haar bevindingen rapporteert)
– reacties van klanten (in de vorm van feedback, e-mail en mogelijk klachten)
– bedrijfsonderzoeken door externe bureaus (kwaliteitsonderzoeken algemeen)
– Mystery Guest bezoek. Door een onbekende persoon wordt een contactmoment in scene gezet met als doel te analyseren hoe goed de klantcontactpersoon te beoordelen om verschillende competenties. De bezoeken worden gerapporteerd in een onderzoek en op deze wijze kan er iets worden verteld over de algemene- maar ook specifieke kwaliteit van een verkoper.

Inzetten van uw bestaande klanten

De belangrijkste groep die een objectief en redelijk onafhankelijke indruk kan geven over de prestaties van een de klantcontactpersoon van uw organisatie zijn de klanten zelf. En die worden misschien wel eens naar hun mening gevraagd maar dat gebeurt dan door de degene die je juist wilt beoordelen. Een Mystery Guest hoeft eigenlijk helemaal niet zo mysterieus te zijn. Het kan namelijk ook een bestaande klant zijn. Wanneer u besluit dit instrument in te zetten dienen er wel een aantal belangrijke zaken te worden geregeld zoals:

1. De klanten die medewerking verlenen moeten op zijn minst reeds klant zijn voor langere tijd
2. Het aantal klanten dient omvangrijk genoeg te zijn voor een objectieve meeting
3. De gevraagde gegevens mogen niet te persoonlijk zijn
4. Het contactmoment kent een regelmatig terugkerend karakter
5. De gekozen klanten dienen niet alleen de beste- of slechtste te zijn maar een gemiddelde hiervan
6. De bevindingen en conclusies zijn beschikbaar voor betreffende partijen
7. Indien u besluit dit meetinstrument onderdeel te laten worden van de beoordelingen doet u er goed aan de rapportages zo objectief mogelijk op te stellen.

Uiteraard kunt u de klantcontactpersoon laten weten dat een aantal klanten hier medewerking aan verlenen, echter raad ik aan niet te onthullen welke klanten er aan meedoen.

Hoe zet je als manager zoiets op?

Op zich niet zo heel moeilijk. Benader een aantal klanten persoonlijk en vertel ze het doel van deze methodiek. Geef ook duidelijk aan dat er voor de klant ook een kenmerkend voordeel aan zit, namelijk de kwaliteit van de klantcontactpersoon, de kwaliteitsverbeteringen van de service en het kunnen geven van kritische opmerkingen en feedback. Benadruk dat de gegevens van de onderzoeken nooit zijn voorzien van de klantnaam en dat er op geen enkele wijze achter gekomen kan worden wie wat heeft gezegd. Als dit wel het geval zou zijn is het mogelijk de gegevens te manipuleren en dat is nu juist de crux van het verhaal; een objectieve meting per individu.

Geef de klant inzage in de vragen die regelmatig (niet meer dan 4 keer per jaar) aan hem worden gesteld en vraag hem deze lijsten zo zorgvuldig mogelijk in te vullen. Maak gebruik van antwoordschalen, bijvoorbeeld van de zestrapsschaal van “helemaal oneens” tot “helemaal eens” met een bepaalde stelling. Om een en ander eenvoudig te kunnen rapporteren en te kunnen analyseren kun je het best gebruik maken van een methodiek die vrij simpel is, een excel-bestand waarin enige rekenformules zitten kan al heel veel wonderen doen.

Wat te doen met de uitkomsten?

De uitkomsten moeten besproken worden met de klantcontactpersonen in het algemeen, maar deze moeten ook worden doorgegeven aan de klanten die hun medewerking verleend hebben aan dit onderzoek. Daarbij, zeker als de resultaten niet goed waren, zet je natuurlijk het bedrijf en de kwaliteit een beetje in de etalage maar de betrokkenheid van klanten met het bedrijf zal zeker toenemen als ze worden gekend in de uitkomsten. Met betrekking tot de uitkomsten van en voor individuele klantcontactpersonen kunnen deze worden omgezet in taken en aandachtvelden. Stel vast, in overleg met de betrokken klantcontactpersoon, dat er op bepaalde deelgebieden iets kan en moet verbeteren en help hem of haar met ideeën en trajecten dit te verbeteren. De samenwerking tussen klanten, de verkopers, het management zal, met betrekking tot de kwaliteitsverbeteringen, zeker tot succes leiden.